El registro de reservas es un documento o sistema de control de las agencias y alojamientos turísticos que incluye información detallada acerca de los huéspedes que se alojan en el establecimiento.

Es decir, que es un procedimiento esencial para llevar un control eficaz de la ocupación, planificar la disponibilidad y gestionar el flujo de huéspedes de manera eficiente.

Para desarrollarse adecuadamente deberá cumplir con una serie de regulaciones cuyo fin es el correcto registro, comunicación y tratamiento de los datos.

A efectos prácticos este control adquiere un papel vital en materia de seguridad.

Es decir, que el registro de reservas es un procedimiento tan necesario para la gestión de un hotel como el marketing lo es para generar oportunidades de negocio en el sector turístico.

¿En qué le está afectando el Real Decreto 933/2021?

Esta normativa establece la obligación de registro documental e información para personas físicas o jurídicas que se dedican a actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Es decir, que la nueva normativa establece nuevas obligaciones de registro de viajeros a través de una nueva plataforma.

La principal razón que impulsa este decreto es la seguridad pública: En ocasiones, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado han llegado tarde a ciertas operaciones debido a la falta de acceso previo a los datos necesarios.

Es más, la negociación comenzó por considerar que muchas de las normas que regulan el control de datos se han quedado obsoletas para hacer frente a las nuevas realidades delictivas.

Es por eso que según el Ministerio del Interior es esencial anticiparse al proceso de check-in en los hoteles para garantizar la protección ciudadana y optimizar la gestión del registro de reservas.

La normativa amplía de forma notable los sujetos obligados: ahora se incluye también a las agencias de viajes, los coches de alquiler y también a las plataformas de intermediación como Airbnb o Booking.

Las reacciones del sector están causando un malestar generalizado

En la plataforma que gestiona el nuevo registro se recogen abundantes datos: establecimiento donde se va a pernoctar, tipo de pago realizado, entrada y salida, número de viajeros, identificación, DNI…

Es decir, los sujetos obligados habrán de llevar un registro informático en el que consten los datos que se relacionan en el Anexo I del Real Decreto 933/2021.

(Por cierto hablando de DNI, no te pierdas los motivos que recientemente ha llevado a la AEPD a sancionar a un hotel con 30 mil euros por el incorrecto tratamiento de este documento).

Volviendo los motivos del descontento…. La principal razón que exponen nace de cuestionar la utilidad y el funcionamiento de la nueva plataforma y de expresar que su aplicación fomenta la competitividad entre los negocios.

El Ministerio del Interior ha reconocido estas deficiencias como motivos suficientes para ampliar el plazo de adaptación, por lo que se ha otorgado un plazo de adaptación hasta el próximo 1 de octubre de 2024.

Desde el gobierno apuntan que el objetivo no es sancionar, sino mejorar la seguridad pública así que ya se está trabajando para además de mejorar, simplificar el proceso de registro y comunicación de datos.

El sector turístico incide sobre los futuros cambios en la legislación

La ampliación del periodo de adaptación para el cumplimiento del Real Decreto 933/2021 refleja la preocupación del sector turístico ante las nuevas obligaciones de registro y comunicación de datos.

Por lo tanto, aunque la seguridad pública es una motivación fundamental, las agencias y alojamientos hoteleros también están trabajando a la par para minimizar el impacto en su eficiencia operativa y proteger la privacidad de sus clientes.

En resumen, la correcta gestión de la seguridad pública y el funcionamiento eficiente en la industria turística están estrechamente vinculados a la formación.

Capacitar al personal en prácticas de seguridad y en estrategias de gestión efectiva no solo garantiza experiencias positivas para los visitantes, sino que también fortalece la base de la industria turística en su conjunto, promoviendo el crecimiento y el éxito a largo plazo.